Jouw gegevens.
Gewoon netjes.

01 / VERANTWOORDELIJKE

Wie verwerkt je gegevens?

Holeshot B.V., als aanbieder van de SiteVlot-dienstverlening, is verantwoordelijk voor de verwerking. Het vestigingsadres is De Beeke 4, 5469 DW Erp en het KvK-nummer is 89562062. Privacyvragen kun je sturen naar SiteVlot@outlook.com of telefonisch stellen via +31 6 27 11 41 41.

02 / GEGEVENS EN DOELEINDEN

Wat kan worden verwerkt?

• contact- en bedrijfsgegevens die je zelf deelt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf en functie;
• je vraag, voorkeuren, offerte-, project-, factuur- en communicatiegegevens en, als die in de gebruikte link staan, campagnevermeldingen in je zelf te verzenden bericht;
• technische gegevens die nodig zijn voor levering en beveiliging, zoals IP-adres, browsertype, tijdstip en opgevraagde route.
• contactformulier: je naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en bedrijf, je bericht, verzendtijd en een niet rechtstreeks leesbare code van het bronadres voor misbruikbegrenzing;
• als je inlogt: een gebruikerskenmerk voor deze website, je e-mailadres, aanmeldmethode en, indien beschikbaar, de naam of profielfoto uit je Google-aanmelding;

Deze gegevens worden gebruikt om vragen te beantwoorden, een offerte of overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren, administratie te voeren, de website veilig en beschikbaar te houden en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

03 / GRONDSLAGEN

Waarom mag dat?

Voor een offerte op jouw verzoek en het uitvoeren van een opdracht gebruiken we noodzakelijke gegevens om een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Gegevens voor de fiscale administratie verwerken we op grond van een wettelijke verplichting. Bij zakelijke contactpersonen, beveiliging en behandeling van geschillen is ons gerechtvaardigd belang het onderhouden van de zakelijke relatie en het beschermen van de dienst en rechten, na afweging tegen jouw privacy. Waar afzonderlijke toestemming nodig is, vragen we die vooraf en kun je haar later intrekken. Je aanvraag is geen toestemming voor nieuwsbrieven of reclame.

04 / DELEN EN EXTERNE APPS

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Gegevens worden niet verkocht. Voor levering en beveiliging gebruiken we OpenAI Sites en Cloudflare-infrastructuur. Contactaanvragen en misbruiklimieten worden in de aan deze website gekoppelde Cloudflare D1-database verwerkt. E-mail aan ons Outlook-adres wordt verwerkt via Microsoft. Ontvangen websitechecks en concrete website-aanvragen kunnen automatisch worden klaargezet voor ons AI-bouwteam. De noodzakelijke briefing wordt daarbij via Codex met OpenAI verwerkt om een lokaal websiteconcept en controleverslag te maken. Die verwerking plaatst je website niet automatisch openbaar en vormt geen aanvaarding van een offerte. Stuur geen wachtwoorden, inlogcodes of andere gevoelige gegevens mee. Kies je WhatsApp, dan verwerkt ook WhatsApp/Meta je gegevens onder zijn eigen beleid. Een administrateur, adviseur of bevoegde instantie kan alleen gegevens ontvangen voor zover dat nodig is voor administratie, ondersteuning of een wettelijke verplichting.

Mijn account gebruikt Supabase Auth. Je kiest een eenmalige e-maillink of Google. De eigenaar kan daarnaast een wachtwoord instellen voor het eigen account. Een ingevoerd SiteVlot-wachtwoord wordt rechtstreeks aan Supabase Auth doorgegeven; het wordt niet in onze websitecode, contactdatabase of gebruiksstatistieken opgeslagen. Supabase verwerkt de account- en sessiegegevens en bewaart wachtwoorden als beveiligde hashes. Voor de verzending van de eenmalige e-maillink gebruikt Supabase Brevo als SMTP-verwerker. Brevo kan daarvoor het e-mailadres van de ontvanger, de afzender, het onderwerp en de berichtinhoud — inclusief de tijdelijke aanmeldlink — verwerken, samen met technische aflevergegevens zoals een bericht-ID, tijdstip, afleverstatus en foutmelding. Kies je Google, dan verwerkt Google de aanmelding onder zijn eigen beleid en ontvangt SiteVlot de door jou vrijgegeven basisgegevens.

De authenticatiemail is strikt functioneel en geen marketing. Persoonsgebonden open- en kliktracking hoort voor deze beveiligingsmail uit te staan. Daarom is in Brevo anonieme tracking voor transactionele e-mail geactiveerd: geanonimiseerde gebeurtenistellingen en beperkte gebeurtenisgegevens, zoals type en datum, kunnen blijven bestaan, maar worden niet aan een ontvanger gekoppeld. SiteVlot gebruikt zulke gegevens niet voor advertenties, marketingprofielen of geautomatiseerde besluiten. Lees ook het privacybeleid van Brevo.

De SiteVlot-hulp zoekt in vaste antwoorden in je browser. Zoekwoorden worden niet naar onze server of naar een AI-dienst gestuurd en worden niet bewaard tussen bezoeken. De websitecheck gebruikt eveneens lokale regels voor voorbeelden, vervolgvragen, aandachtspunten en een bewerkbaar bouwplan. Deze hulp is geen generatieve AI. De eerdere AI-endpoints zijn uitgeschakeld. Eerdere API-vragen kunnen nog onder het destijds geldende bewaarbeleid van de provider vallen. Hosting van de website blijft via OpenAI Sites en Cloudflare verlopen.

Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zover wij daarvoor verantwoordelijk zijn, moet dat steunen op een geldig adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Via ons e-mailadres kun je vragen welke doorgifte en waarborgen voor jouw gegevens gelden en een kopie van de relevante waarborgen opvragen.

05 / BEWAARTERMIJNEN

Hoe lang worden gegevens bewaard?

• een aanvraag die niet tot een opdracht leidt: in beginsel maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• contactformulierinzendingen: iedere inzending krijgt een vervaldatum van maximaal 365 dagen na inzending. Verlopen inzendingen worden niet meer in het beheer getoond en bij de eerstvolgende databaseactiviteit verwijderd. Beperkte technische back-ups kunnen daarna nog volgens de bewaartermijn van het hostingplatform bestaan en worden niet actief gebruikt, behalve wanneer herstel of een wettelijke plicht dat noodzakelijk maakt;
• gepseudonimiseerde tellers voor limieten op contactformulieren en eventuele verlopen tellers van de voormalige AI-hulp: na maximaal drie dagen worden oude tellers niet meer gebruikt. Ze bevatten geen vragen of antwoorden en worden bij een volgende succesvolle databaseactiviteit verwijderd. Als er langere tijd helemaal geen databaseactiviteit is, kunnen verlopen tellerregels technisch langer aanwezig blijven zonder nog mee te tellen;
• accountgegevens: zolang je account actief is; verwijdering kun je aanvragen via het privacyadres. Sessiegegevens verlopen volgens de beveiligde accountinstellingen;
• authenticatiemails via Brevo: de geverifieerde accountinstelling bewaart transactionele afleverlogs van alle afzenders maximaal één maand en slaat geen e-mailvoorbeelden op. Binnen die maand kunnen geanonimiseerde gebeurtenistellingen en beperkte gegevens zoals gebeurtenistype en datum beschikbaar blijven voor aflevering, beveiliging en foutonderzoek. Na een wijziging van het Brevo-account of de SMTP-configuratie worden deze instellingen opnieuw gecontroleerd;
• project- en klantcommunicatie: in beginsel maximaal twee jaar na afronding, tenzij een langere termijn nodig is voor afspraken, een geschil of een wettelijke plicht;
• fiscale en administratieve kerngegevens: zeven jaar wanneer de belastingwet dat vereist;
• beveiligings- en toegangslogs onder eigen beheer: maximaal dertig dagen, tenzij een concreet incident langer bewaren nodig maakt. Voor technische logs onder beheer van het hostingplatform gelden de termijnen van die dienstverlener; deze website kan die niet zelfstandig wissen.

Chat en je SiteVlot-account

Als je een gesprek met Brett begint, bewaren we je accountnummer, naam, e-mailadres en berichten om je vraag te beantwoorden. Alleen jij en de eigenaar kunnen het gesprek lezen. Je kunt optioneel je naam, bedrijf en telefoonnummer in je profiel bewaren. De websitechat gebruikt geen AI-dienst. Gesprekken verlopen 180 dagen na het laatste bericht en zijn dan direct niet meer zichtbaar. Ze worden bij een volgend bezoek aan de chat uit de database verwijderd. Vraag eerdere verwijdering aan via SiteVlot@outlook.com. De privénotities bij contactaanvragen zijn alleen voor de eigenaar zichtbaar en verlopen samen met de aanvraag.

06 / COOKIES EN BESLUITVORMING

Geen marketingprofiel

SiteVlot gebruikt geen advertentietrackers en neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen. Google Analytics wordt alleen geladen als een meetcode actief is én je vooraf analytische cookies accepteert. Voor voorkeuren bewaren de eigen SiteVlot-pagina’s je bewegingskeuze en cookiecategorie maximaal 180 dagen. De accountdienst gebruikt noodzakelijke sessieopslag. Lees de precieze werking en wijzig of wis je keuze op cookies en opslag.

07 / JOUW RECHTEN

Inzage, correctie en bezwaar

Je kunt binnen de wettelijke voorwaarden vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Mail je verzoek naar SiteVlot@outlook.com. We controleren je identiteit alleen voor zover nodig; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren binnen één maand. Bij een complex of groot aantal verzoeken kan de wettelijke termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; dan leggen we dat binnen de eerste maand uit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

08 / BEVEILIGING EN INCIDENTEN

Zorgvuldige bescherming

SiteVlot treft passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en omvang van de verwerking. Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Een mogelijk datalek of misbruik kun je direct melden via de officiële contactgegevens; SiteVlot onderzoekt de melding en informeert de toezichthouder en betrokkenen wanneer de wet dat vereist.

Wat als je geen gegevens wilt delen?

De website is zonder contactgegevens te bekijken. Voor een persoonlijk antwoord hebben we een vraag en een bruikbare contactmogelijkheid nodig. Zonder noodzakelijke opdracht- of factuurgegevens kunnen we geen offerte of overeenkomst afhandelen. Je bent niet verplicht de websitecheck te gebruiken; rechtstreeks bellen of mailen kan ook.